Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip bukan hanya sekedar memelihara fisik arsip, tapi sekaligus memelihara dan menjaga informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut. Pemeliharaan arsip juga dapat berarti memeiharan, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi masa datang.
Arsip memiliki nilai yang sangat berharga dan sangat penting bagi kehidupan berorganisasi atupun bernegara, maka dari itu pemeliharaan arsip mutlak dilakukan. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga.

Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, bahkan dari ancaman spionase.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu Pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip tersebut. Juga Pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

perlindungan/pemeliharaan/pengamanan terhadap arsip, yakni sebagai berikut:

1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman. Contohnya adalah surat-surat yang mempunyai tembusan berarti disimpan dibeberapat tempat, Contoh lainnya adalah dengan menggandakan warkat/arsip minimal 2.
2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan, untuk surat masuk yang diterima bersifat penting, maka membuat duplikasi adalah salah satu cara melindungi arsip.
3. Menyimpan pada ruangan khusus, arsip-arsip yang sangat berharga merupakan arsip yang rentan terhadap pencurian. Oleh karena itu, arsip ini perlu disimpan di tempat khusus, yang mempersulit pencurian. Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
5. Melakukan fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
8. Memasang detektor
9. Pengecekan arsip secara priodik
10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.

Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kerusakan arsip. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat

Tugas  :

Rangkum materi ditas , kemudian foto dan kirim ke WA ibu ya,,

jangan lupa absennya di menu post kommen